Mengatasi Error "Too Many Different Cell Formats"

Pesan Error "Too Many Different Cell Format" mulai sering saya jumpai beberapa tahun lalu ketika saya harus merekap data excel dari beberapa unit kerja. Ketika data dikumpulkan menjadi 1 file excel dengan cara copy paste, tiba-tiba muncul pesan error seperti ini.

Pesan error tersebut muncul jika file dibuka/diedit menggunakan komputer perusahaan yang masih menggunakan Office 2003. Jika file tersebut dibuka di komputer pribadi yang menggunakan excel 2007, pesan error tidak muncul dan pekerjaan dapat dilanjutkan. Sayangnya ketika file tersebut dibuka kembali menggunakan excel 2003, error kembali muncul dan otomatis komputer melakukan proses recovery, dan hasilnya : file rusak, semua formatnya cell-nya hilang. :-(

Hal ini cukup memusingkan kepala dan karena ketidaktahuan saya, dulu saya mengira ini adalah akibat ulah virus. Mungkin ada orang yang iseng membuat virus cara merusak file excel dan menyampaikan pesan too many different cell formats setiap kali akan menambahkan format baru. Itu fikiran jelek saya, tapi itu dulu... :-)

Dan kasihan Si Virus jadi tertuduh, padahal ia sama sekali tidak berdosa atas masalah ini :-). Ada juga teman yang mengatakan, wah ini karena terlalu kebanyakan rumus ...! Atau kebanyakan link..!

Penyebab  "To Many Different Cell Format"

Usut punya usut, setelah browsing di internet dan bertanya pada halaman bantuan excel, ternyata penyebabnya sangat jelas dan sesuai pesan error dari excel. Yaitu "Too Many Different Cell Formats", artinya "Terlalu Banyak Format Sel Yang Berbeda".  Sebelumnya kok enggak geh ya dengan arti pesan error tersebut??

Dan ternyata untuk kasus yang saya alami, masalahnya terletak pada versi Excel yang digunakan. Microsoft Excel 2003 hanya dapat menampung 4000 cell style yang berbeda/unik. Cell style atau cell format adalah kombinasi pengaturan format sell termasuk number, alignment, font, border, fill dan protection. Jika satu property saja dari format cell yang berbeda, maka dapat dikatakan bahwa cell tersebut memiliki style yang berbeda. Hal ini dapat diilustrasikan sebagai berikut:

Format Cell yang Berbeda

Gambar diatas mengilustrasikan format cell yang berbeda-beda, meskipun berisi text yang sama terdiri satu karakter huruf A, namun masing-masing cell memiliki format yang berbeda dan unik satu sama lainnya. Karena kreatifitas user, biasanya tanpa disadari semakin banyak format cell yang berbeda-beda dan pada akhirnya akan mencapai batas 4000 format cell yang berbeda.

Microsoft excel 2007, dapat menampung lebih banyak format cell yang berbeda yaitu sebanyak 64.000. Sehingga jika jika file excel 2003 yang sudah over format dibuka menggunakan excel 2007, maka pesan error tidak akan muncul. Namun celakanya jika file tersebut kembali dibuka menggunakan versi 2003, maka excelnya pun menjadi "mabuk" format.

Pantesan saja, masalah ini sering muncul, setelah munculnya excel-excel versi yang baru yang lebih canggih dan mampu menampung format yang lebih banyak. Teman-teman yang menggunakan laptop atau komputer pribadi sudah menggunakan versi excel yang lebih tinggi biar tidak ketinggalan zaman.

"Karena loyalitas yang sangat tinggi, banyak teman-teman menggunakan komputer pribadi, untuk menyelesaikan pekerjaan admin kantor. Sangat  Salut ... dan Hebat lah :-) "

Bagaimana Cara Mengatasinya.

• Jika kita bekerja dalam tim sebaiknya dibuat kesepakatan untuk menggunakan 1 versi excel saja untuk keperluan pengolahan data. Apalagi jika petugas yang mengumpulkan data final masih menggunakan excel jadul 2003, sementara data unit menggunakan excel mutakhir seperti versi 2007, 2010 maupun 2013. Sudah dapat dipastikan bahwa problem to many different cell format akan terjadi.
• Gunakan jenis font yang sama untuk semua data, dan hindari penggunaan size font yang bervariasi.
• Jangan terlalu banyak variasi dalam warna, alignment, border
• Dan lain-lain pokoknya jangan terlalu banyak variasi format dech... Memang cukup menggangu kreatifitas, tapi pilih mana? tampilan bagus dan ngejreng tapi error dan file rusak? atau tampilan sederhana tapi aman dan nyaman?
• Jika terlanjur error, buka file yang error tersebut menggunakan OpenOffice dan save sebagai excel 2000. Cara ini bisa sedikit membantu terutama jika kerusakan file belum begitu kompleks.
• Atau jika ada cukup waktu clear semua format dan ganti menjadi format yang lebih sederhana dan konsisten.
• Usulkan ke Bos Anda supaya dapat disetujui budget IT berupa instalasi program microsoft excel yang paling mutakhir di semua komputer perusahaan / instansi dimana anda bekerja... Nah kalau yang ini mungkin agak sulit...

Demikian semoga bermanfaat :-)